Как оформляется приложение по госту. Приложения к документам
1. Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).
2. Лист должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
4. Исходящий номер.
Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления). Регистрационный номер письма, составленного совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.
6. Адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают ПЕРЕД фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Например:
ООО "Компания "Название"
Плановый отдел
Должность лица, которому адресовано письмо, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ООО "Компания "Название"
А.А. Иванову
ООО "Компания "Название"
Плановый отдел
Б.Б. Петрову
Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
ООО "Компания "Название"
Ярославский пр-кт, д. 12, г. Ярославль, 150001
При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Сидорову В.В.
ул. Свободы, д. 5, кв. 12,
г. Ярославль, 150000
7. Текст письма
Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления письма, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).
В тексте письма, подготовленного на основании документов других организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
В письме используют следующие формы изложения:
От первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение" );
От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить" );
От третьего лица единственного числа ("общество не возражает", "ООО "Название" считает возможным" ).
8. Приложение
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Договор аренды на 5 л. в 2 экз.
2. Акт приемки-передачи на 1 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо МВД РФ от 05.05.2007 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
9. Подпись
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего письмо (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное - на письме, оформленном на бланке) и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
10. Печать
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с ФИНАНСОВЫМИ средствами, а также на иных документах, ПРЕДУСМАТРИВАЮЩИХ заверение подлинной подписи.
11. Исполнитель
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Привет, Друзья! Сегодня мы с вами поговорим об оформление приложений в дипломе по ГОСТу. Конкретно разберем такие вопросы как:
- Что такое приложение диплома?
- Как его оформить по ГОСТу?
- Где и как размещается?
А также рассмотрим и другие вопросы, которые помогут вам преодолеть барьер на защите. Для начало разберем следующий вопрос. ...F
Что такое приложение к диплому?
Приложение — это раздел дипломного проекта, в который входит материал не помещаемый в основную часть текста, так как он слишком большой.
Также оно является отличным дополнением к дипломному проекту. Обычно студент сам думает из каких пунктов оно будет состоять. Но я вам все таки посоветую согласовать их с научным руководителем.
В его входят следующие материалы:
- Объёмные расчёты и таблицы
- Графика — рисунки, диаграммы, модели и т.п.
- Источники информации — отчётность, приказы, кодексы и т.п.
- Дополнительные материалы, которые применялись в ходе исследования — ответы, опросники, анкеты и т.п.
Думаю тут все понятно. В общем в приложение входят все большие материалы, которые не помещаются на листе бумаги формата А4.
Особое внимание нужно уделить , так как это играет большую роль в дипломе, делая его понятливее.
Правила оформление
- И так, приложение в структуре диплома идёт после источника литературы. В большинстве случаев не подшивается к диплому, а помещается в отдельную папку, но, а если разрешается его подшить, то отделите его от диплома чистым листом.
- Если материалы не помещаются в стандартный формат листа А4, то правилами ГОСТа разрешается использовать и другие форматы — А3, А1.
- В правом верхнем углу ставится номер страницы. Каждое приложение начинается с новой странице. Посередине пишется — «ПРИЛОЖЕНИЕ». Если одно не умещается на первом листе, то переносится на второе и приписывается — «ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ», а на завершающем листе — «ОКОНЧАНИЯ ПРИЛОЖЕНИЕ».
- Если в одном следует разместить несколько графических материалов, то их следует пронумеровать так, чтобы каждая иллюстрация была отдельная.
- Приложения и текст дипломного проекта связывается заглавными буквами русского алфавита. В крайне редких случаях, разрешается использовать латинские и арабские цифры.
Буквы исключения русского алфавита: Ъ; Ъ; Ы; Ё; О; З; Й и Ч
Буквы исключения латинского: I и O
- Текст можно разделять на пункты и подпункты.
- Заголовки оформляются одним стилем.
- Делайте его читабельным и понятным.
- Все обозначения, к таблицам, рисункам и схемам-расшифруйте.
- Не забывайте и укажите его в содержании диплома
- Не лейте воды, только самые необходимые материалы.
- Придерживайтесь одному формату. Спросите на кафедре своего вуза.
Пример: как правильно оформить рисунки, схемы и таблицы
«Приложение А»
Затем с новой строки, с абзаца — «Таблица А.1 -результаты выполненного плана производства завода ООО „ШЗМК“ за 2016 -2017 гг.» Давайте представим, что таблица не вмещается. Что же делать? Перемещаем её на другую страницу и обозначим её «Продолжение таблицы А.1». Доделываем её и завершающую страницу обозначаем - «Окончание таблицы А.1»
В приложение могут присутствовать и рисунки, обозначаться они будут — «Рисунок А.2»
Качество оформления приложений в дипломе играет огромную роль. Правильно оформленные приложения дипломной работы резюмируют вашу работу, делают ее более понятной. В приложение дипломной работы входят:
- рисунки,
- таблицы,
- графические наглядные материалы.
Однако у многих студентов постоянно возникают проблемы с тем, как оформить приложение в дипломе правильно. Давайте разбираться.
Оформление приложений в дипломе
Приложения являются последним и вполне самостоятельным разделом дипломной работы. В них входят не только рисунки и графические объекты, но и тексты, любая важная дополняющая информация, которую вы считаете нужным поместить в проект. Эта информация является естественным продолжением диплома.
Перед тем как оформить приложение в дипломе, помните: нумерация среди разных приложений будет не цифровая, а буквенная. Для нумерации используются заглавные буквы русского алфавита (А, Б, В и пр.).
При оформлении приложений не следует использовать буквы ъ, ь, ё, й и им подобные.
По ГОСТу каждое приложение дипломной работы соответствует определенной ссылке внутри текста работы. Каждая ссылка должна совпадать с номером соответствующего приложения, то есть нумерация должна быть понятной и последовательной.
У комиссии или преподавателя не должно возникать вопросов по поводу того, какое приложение идет первым, вторым и т.д. При этом раздел приложений всегда возглавляет то, на которое работа ссылается в первую очередь.
Требования к оформлению приложений к диплому
Существуют определенные стандарты, которые необходимо соблюдать при создании приложений к диплому. Вот основные из них:
- Каждое новое приложение начинается с чистой страницы. Сверху в центре пишется заголовок «ПРИЛОЖЕНИЕ» в причисленным ему порядковым номером, соответствующем ссылке в тексте работы. Под ним идет заголовок таблицы, рисунка или другого графического объекта (начинается с прописной буквы с отдельной строки по центру).
- Нумерация приложений может быть в качестве букв русского (кроме о, ё, й, з, ь, ч, ъ, ы) или латинского алфавита (кроме букв I, O). Если количество приложений превышает количество букв одного из алфавитов, можно использовать арабские цифры. Если к диплому прилагается лишь одно приложение, оно обозначается заглавной буквой А.
- Нумерация страниц приложений должна быть сквозной. Нумерация начинается с первой цифры с первой страницы приложения.
Где и как размещать приложение к диплому?
Студент может расположить приложения в качестве дополнения к дипломному проекту. Тогда эта часть работы помещается в самом конце работы. Но если объем приложения довольно большой, можно предоставлять его отдельно от дипломной работы или же вложить диплом внутрь приложений.
Если приложение предоставляется отдельно, нумерация будет обычная – с первой страницы. В этом случае папка с приложениями должна иметь и свой титульный лист, оформлять который следует по аналогии с титульным листом ди пломной (кроме названия темы диплома).
Отдельные приложения необходимо сопровождать и собственным библиографическим списком литературы. Отличие от этой же части диплома состоит в том, что в списке используемой литературы в приложении не указывается страница.
Приложения к дипломной работе необходимы. Именно благодаря им комиссия и руководитель поймут, что вы отнеслись к проведению исследований вполне серьезно. Ну а если вам действительно некогда заниматься этим, обращайтесь к нам . Наши сотрудники помогут правильно оформить приложения в дипломе.
Хотите знать, как сдать курсовую без проблем? Достаточно выполнить грамотное оформление приложения в курсовой работе.
Если вы уже прочли все необходимые материалы на нашем телеграм-канале и решили выполнить ее самостоятельно, мы дадим вам несколько советов о том, как должно выглядеть правильное оформление рисунков в курсовой, таблиц, графиков и прочих документов, входящих в приложение.
Оформление приложения в курсовой работе
Правила оформления курсовой и дипломной работы во многом совпадают. Например, придется следовать все тем же рекомендациям ГОСТ.
Правила оформления нескольких приложений
Если планируете делать несколько приложений (графики, рисунки, таблицы, графические изображения), то располагайте каждый из них на отдельном листке.
Причем порядок приведения приложений в работе должен быть последовательным: каждый новый лист с приложением идет в том порядке, в котором на него идет ссылка в основном тексте работы.
Правила оформления заголовков
Каждый новый лист с приложениемимеет свой заголовок. Вверху в центре страницы пишут слово «Приложение», а затем его нумерация (согласно порядку использования в тексте).
Правила оформления нумерации приложения
Нумерация приложений идет не арабскими цифрами, а заглавными буквами русского алфавита (например, ПРИЛОЖЕНИЕ А). В названии приложений можно пользоваться и латинским алфавитом.
В этом случае не допускаются к использованию буквы I. В качестве нумерации можно использовать любые буквы русского алфавита, кроме: Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ.
Если приложений настолько много, что были использованы уже все буквы алфавита (русского или латинского), нумерацию можно продолжить при помощи арабских цифр.
Кстати! Если с нумерацией и цифрами уже давно не ладится, для наших читателей сейчас действует скидка 10% на
Правила оформления одного и нескольких листов приложения
Если приложение включает в себя всего 1 документ (лист), его обозначают следующим образом: Приложение А.
Если в одном приложении планируют разделить информацию на блоки, то составные части документа можно разделить. Это происходит путем добавления к названию индекса № (например, Приложение А №1 и т.д.).
В случае, если приложений в курсовой работе несколько, у каждой страницы будет своя нумерация (сквозная).
Всегда обращайте внимание на методические указания. В них указаны особенности оформления приложений конкретно вашего вуза. Например, некоторые высшие учебные заведения рекомендуют оформлять приложения следующим образом: Приложение 1, Приложение 2…Приложение 7.
Правила оформления ссылок на приложения в курсовой
При написании основного текста в конце фразы, для которой делают приложение, необходимо делать знак о том, где искать пояснение к вышесказанному. Например:
Или вот так:
Теперь вы знаете, как оформить приложение в курсовой работе. В общем, если не хотите разбираться в море информации, обратитесь в профессиональный студенческий сервис . А если нет, то просто следуйте вышеприведенным правилам - и будет вам счастье.
Отметка о наличии приложения – реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах). 1
Отметку о наличии приложения (реквизит 21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом: 2
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. 3
Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Отметка о наличии приложения» в письме
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. 4
письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. 7
Если приложение одно, порядковый номер не указывается. 8
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. 9
Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений наименования приложений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. 10
Схема расположения реквизита «Отметка о наличии приложения» приведена на рисунке 2.
__________
1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 2014-03-01. — М.: ФГУП «Стандартинформ», 2014. — Пункт 68.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.21.
3-7 Там же. – Пункт 3.21.
8 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
9 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.21.
10 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2014 г. – 288 с.
Дополнительная информация:
Правила оформления приложений в курсовой работе
Чтобы рассчитывать на отличную оценку за курсовую работу, исследовательская работа должны быть идеально выполнена и оформлена от титульного листа до приложений. Для такого результата обязательно, еще перед началом написания курсовой работы, внимательно изучите все требования к форматированию документа, которые выдвигаются преподавателями той кафедры, для которой выполняется исследование. Иногда методические указания ВУЗов могут не совпадать с предписаниями ГОСТа. Мы же рассмотрим общепринятый вариант оформления, в частности, приложений.
Приложения – это финальная часть курсовой работы, поэтому сохраните силы и время, чтобы оформить правильно этот обязательный элемент. Возможно, приложения далеко не самая главная часть курсовой, но их достаточное количество, указывает на то, что материалов на данную тему студент подобрал так много, что часть из них пришлось вынести за рамки основного текста исследования. Кроме того, есть материалы, которые просто невозможно вместить в основной текст работы, например, фотографии, газетные вырезки, инженерные планы, бухгалтерские балансы и т.д. Какие же материалы следует разместить в разделе «Приложения»?
Приложения бывают обязательные и информационные, которые поясняют или доказывают исследования дополнительными данными или могут носить справочный характер. То есть в раздел приложения можно вынести таблицы, диаграммы, рисунки, схемы, которые занимают более 2/3 листа; можно разместить копии документов, сертификатов, чтобы сделать исследование более доказательным; можно внести дополнительную информацию, которая очень актуальна для данной темы, но не вместилась в текст основной работы и т.д. Нет строгих правил, какие конкретно материалы, должны быть вынесены в раздел «Приложения», это будет зависеть от темы исследования. В любом случае не менее 2-ух приложений, должно быть размещено в курсовой работе, чтобы работа смотрелась полноценной.
Существует несколько правил размещения и оформления приложений.
- Приложения располагаются в самом конце курсовой работы, уже после разделов «Заключение» и «Список литературы». После приложений не должно быть больше никаких материалов исследования.
- Если планируется добавить более 2-ух приложений, то отделять этот раздел от основного текста курсовой работы, принято при помощи размещения отдельного листа с заголовком «Приложение» или «Приложения». Этот заголовок помещается практически в центре страницы, шрифт такой же, как у всего документа (Times New Roman), размер букв значительно больше (от 45 кегля и выше), можно выделить название полужирным курсивом.
- На все приложения должны быть ссылки в тексте курсовой работы. В основном тексте необходимо делать сноски после утверждения, тезиса или умозаключения, например, (см. Приложение 1). Именно в порядке упоминания в исследовании и располагаются приложения в конце курсовой работы.
- Каждое приложение должно располагаться на новой странице, даже если в предыдущем приложении вы поместили всего пару абзацев (например, несколько терминов или схему). Важно разделять страницы друг от друга не многократным нажатием клавиши «Enter», а командой «Вставка» — «Разрыв страницы», что бы, не первый взгляд, отформатированный материал не сместился после небольшой корректировки.
- Если текст приложения не умещается на одном листе, то при переносе его на следующую страницу, вверху страницы указывают, «Продолжение приложения» и дублируют его порядковый номер.
- Страницы приложений не нумеруются, нумеруются сами приложения арабскими цифрами в соответствии с очередностью встречаемости в тексте исследования. Это необходимо, что преподаватель мог быстро отыскать материал, на который дана ссылка в тексте, ведь в сноске на приложение также указывается не номер страницы, где его можно найти, а порядковый номер приложения.
- Иногда используются русские буквы, например, «Приложение А», «Приложение Б» и т.д. При таком способе указания очередности, важно помнить, что некоторые буквы не используются, например, Ё, Й, Ч, З, Ь, Ъ, Ы.
- Каждое приложение должно иметь заголовок. Который прописывается под порядковым номером приложения, но его нет необходимости дублировать при ссылке в курсовой работе.
- Формулы, таблицы и схемы, которые снесены в приложения, как и основном тексте исследовательской работы, нумеруются арабскими цифрами, но перед порядковым номером указывается обозначения приложения. К примеру, «Таблица Б.3» или «Рисунок А.2».
- Если возникает такая необходимость, то объемный текст приложения тоже может быть разделен на разделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, но нумерация начинается заново в пределах приложения и перед номером раздела указывается порядковое обозначение приложения.
Это основные правила, которые необходимо учесть при составлении раздела «Приложения». Давайте разберем более детально, один из вариантов форматирования приложений и их заголовков.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ДЕТАЛЬНЫЙ ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЛОЖЕНИЯ
В данном случае, и порядковое обозначение приложения и его название прописаны прописными буквами, шрифт и кегль шрифта сохранены как у всего основного текста курсовой работы. Слово «приложение» и его порядковое число необходимо выделить, используя полужирное начертание или курсив. Чтобы название приложения гармонично смотрелось в курсовой работе можно выровнять их «по правому краю», как в образце, или «по центру», такой вариант тоже встречается в методических рекомендациях. Важно немного увеличить междустрочный интервал, в примере, выставлена команда «интервал – после – 10 пт». Обратите внимание, что никакие знаки препинания в конце заголовков не ставятся.
Часто студенты предпочитают не вносить в курсовую работу раздел «Приложения», так как опасаются, что не смогут правильного его составить и оформить. На самом деле, это большая ошибка. Наличие приложений, говорит преподавателю о том, что для курсовой работы было найдено настолько большое количество информации, что часть ее не поместилась в основной текст исследования. Если вы помещаете в приложения документы, сертификаты, сравнительные таблицы и т.д., — это будет свидетельствовать, о том, что ваше исследование проведено доказательно. Пользуясь вышеизложенными советами, вы без труда сможете грамотно оформить приложения, и добавить ещё один плюс к общей оценке за курсовую работу.
Как оформить приложение к документу
Создавая один документ, мы часто сталкиваемся с необходимостью приложить к нему другой. К сопроводительному письму, понятно, мы прилагаем все то, что перечисляем в нем. Но ведь есть еще и приказы по основной деятельности, и договоры, и множество других документов. Как оформить приложение к сопроводительному письму, в том числе на электронном носителе? Как оформить приложение к приказу и как сделать отметку на самом приложении? Ответы на эти вопросы ищите в статье.
Оформление приложения к сопроводительному письму
Как вы уже знаете, документы принято отправлять адресату вместе с сопроводительным письмом, которое является своеобразной гарантией того, что пересылаемая информация получена в полном объеме. Поговорим о том, как правильно и в полном соответствии с правилами делопроизводства оформить приложения к сопроводительным письмам.
«Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес».
Если речь идет о приложении документов, то приведенная информация просто исчерпывающая. А если вы прилагаете информацию на электронном носителе? Ничего не нужно придумывать, поступаем в полном соответствии с ГОСТом:
Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на флэш-карте в 1 экз.
Количество листов приложения, как видите, не указываем, поскольку нет опасности, что несколько из них потеряется. Достаточно указать количество носителей информации.
Наконец, если вы отправляет информацию и в бумажном виде, и в электронном, писать принято так:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. То же на флэш-карте в 1 экз.
Таким образом, сопроводительное письмо и приложения к нему – это самостоятельные документы, каждый из которых имеет свои регистрационные данные. В тексте сопроводительного письма мы так и пишем: «Отправляем вам договор подряда от 03.05.2013 №45» , после чего письмо получает собственный индекс - исходящий номер. Письмо и приложения к нему могут существовать друг без друга.
Оформление приложений к другим документам
Речь идет о приложениях к договорам, приказам по основной деятельности, инструкциям и т.п. Они оформляются несколько иначе, чем те, о которых шла речь выше.
Если документ предполагает наличие приложения, то ссылки на него должны быть уже в самом тексте приказа, договора или инструкции.
Например, упоминание о приложении в инструкции по делопроизводству:
Документы регистрируются в Журнале регистрации входящих документов (Приложение 10).
или в приказе по основной деятельности:
2. Рабочей группе собрать информацию по форме №1 (приложение №1 к настоящему Приказу).
или в договоре подряда:
3.2. Перечень материалов и оборудования, предоставляемых Заказчиком для выполнения работ, указан в Приложении №1, являющемся неотъемлемой частью настоящего Договора.
Следовательно, если к документу планируется что-либо приложить, но это приложение обязательно нужно сослаться в документе. Приложения и документ (в отличие от случая с сопроводительным письмом) являются здесь одним целым. Без приложений никто не смоет работать с приказом, и сами приложения без приказа никому не нужны.
Само по себе приложение не получает никаких отметок, если отправляется адресату вместе с сопроводительным письмом.
Во втором случае, когда документ и приложение к нему неотделимы друг от друга, приложения получают отметки.
Как это сделать, вновь скажет нам ГОСТ Р 6.30-2003:
«В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
к приказу Росархива
от 05.06.2003 N 319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
thebestsecretary.ru
Приложения к документам
Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения»
При оформлении приложений к документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения». Требования, предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 № 251
Отдельные вопросы оформления приложений
В государственном стандарте даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах, кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.
При оформлении распорядительных документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:
— если приложение одно:
В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре органов исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положение о Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).
— если приложений несколько:
В связи с формированием Аппарата Правительства Москвы в соответствии с Законом города Москвы от 21 ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положения:
— об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);
— о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2);
— об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);
— о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4);
На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме:
к постановлению Правительства
Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении:
к договору купли-продажи
При оформлении отметки о наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется:
Высылаем на рассмотрение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.
Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.
2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.
При оформлении приложений справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.), заголовок к тексту документа, например:
Справка о суммах налоговых отчислений
Справка о сумме задолженности предприятия
Список членов комиссии по оценке собственности предприятия
График выполнения работ по договору
План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др.
Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.
Оформление приложений
Статьи по теме
Многие управленческие документы имеют приложения. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ, так и проект документа или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа. Обсудим в материале, как оформить приложение к документу.
Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ (например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.), так и проект документа (например, проект постановления, проект распоряжения) или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа (например, список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к этому приказу, или план мероприятий, также утверждаемый приказом).
Оформление приложений к документам по всем правилам
Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему: основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом, например:
- сопроводительное письмо и приложение к нему;
- основной документ и приложение связаны содержанием:
- договор и приложение к нему в виде сметы расходов, календарного плана или иного документа;
- приказ и план мероприятий или список членов комиссии, раскрывающие содержание соответствующих пунктов распорядительной части приказа;
- приказ и утверждаемый этим приказом регламент, являющийся приложением к приказу.
В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа.
В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении.
Как оформить приложение, когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки
Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом. Поскольку с сопроводительным письмом пересылаются документы, имеющие самостоятельный характер, которые могут быть окончательно оформленными документами или подготовленными проектами документов, делать какие-либо дополнительные отметки или проставлять дополнительные реквизиты на этих документах нельзя. В связи с этим специальный реквизит – отметка о наличии приложений, содержащий информацию о приложениях, проставляется на сопроводительном письме.
Правила оформления отметки о наличии приложений установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (далее – Стандарт). И хотя Стандартом предусмотрено несколько вариантов оформления отметки, на практике встречаются ситуации, не предусмотренные стандартом. В связи с этим имеет смысл рассмотреть все ситуации, как предусмотренные, так и не предусмотренные Стандартом.
Ситуации оформления приложений, предусмотренные Стандартом
- Если документ-приложение назван в тексте, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Уголовно-процессуальный кодекс РФ Глава 4. Основания отказа в возбуждении уголовного дела, прекращения уголовного дела и уголовного преследования. Статья 24. Основания отказа в возбуждении уголовного дела или прекращения уголовного […]